Bogaerts & Groenen Advocaten BV

"Nooit discussie over bij wie je moet zijn. Je probleem wordt gewoon doorgespeeld en opgelost."
— mr. Jos van der Wijst,

In 2014 ontstond bij ons kantoor de behoefte om over te stappen van FORTUNA naar een moderner pakket. Als gebruiker van FORTUNA kregen we steeds vaker vragen in de praktijk over mogelijke nieuwe functies. Behoeften van gebruikers veranderen nu eenmaal. Wij bedachten dat in plaats van verder ontwikkelen in FORTUNA het net zo slim was om over te stappen op een geheel nieuw pakket, zoals NEXTmatters, dat direct in veel van die behoeften zou voorzien.

We besloten daarom ons te oriënteren op de markt om een nieuwe generatie software te kiezen. Ik had via mijn functie bij de Orde van Advocaten al eens collega's gepolst over welke pakketten er zoal gebruikt werden. Zo konden we naast NEXTmatters ook twee andere populaire pakketten meenemen in de vergelijking.

Komt alles goed over?
Een belangrijke eis voor het nieuwe pakket was de converteerbaarheid van de gegevens uit FORTUNA naar de nieuwe omgeving. Het ligt voor de hand dat dat voor Trivium Software als eigenaar van beide pakketten sowieso een prioriteit zou zijn, en inderdaad wisten die ons het beste te overtuigen van de probleemloze overstap. Zo kozen we dus opnieuw voor Trivium.

Eerst testen
We wilden eigenlijk al eind 2014 overstappen, maar toen bleek dat er toch nog te veel kinderziektes waren, dus besloten we samen nog extra ontwikkelslagen af te wachten. Medio 2015 konden we gaan testen. We hebben toen uiteenlopende dossiers geconverteerd van FORTUNA naar NEXTmatters. Onder andere faillissementsrecht en familierecht dossiers. Puur om te kijken of alle informatie, documenten en financiële gegevens foutloos over zouden komen en weer in de juiste mapjes terecht kwam. Dat bleek heel goed te gaan, dus op 1 januari 2016 konden we officieel over.

Advies: stap niet op 1 januari over!
Eigenlijk ging ook dat zeer gesmeerd. Tenminste... voor de secretaresses en de advocaten. De financiële afdeling had meer moeite. Die hadden de administratie altijd in FORTUNA gedaan en moesten nu overstappen naar AFAS, waar ze ook een cursus voor hebben gevolgd. Maar een overgang aan het begin van het boekjaar bleek geen ideaal moment voor een financiële afdeling. Ze moesten leren werken met een geheel nieuw systeem in een periode die voor hen tóch al erg druk was. We hadden natuurlijk net zo goed ergens midden in het jaar kunnen converteren, want de gegevens moesten tóch één op één over.

Meer zelf doen, minder secretaresses
Het grote verschil tussen FORTUNA en NEXTmatters is dat de advocaten met NEXTmatters veel meer zelf kunnen doen. Het systeem is veelzijdiger en gemakkelijk in het gebruik, waardoor nu veel meer mensen binnen het kantoor er mee werken. Natuurlijk hou je altijd een groepje mensen die automatisering überhaupt lastig vinden, maar zelfs zij beginnen nu langzamerhand steeds meer functies te ontdekken en dingen zelf te doen. Tekenend is dat we het werk op ons kantoor nu met de helft minder secretaresses af kunnen. Terwijl de secretaresses die gebleven zijn, veel interessanter werk hebben gekregen, met minder routinetaken en meer persoonlijke ondersteuning, en bijvoorbeeld modellen maken voor contracten en dergelijke.

Wel jammer van die knop
Al met al is NEXTmatters een grote stap vooruit. Het enige dat in ons kantoor eigenlijk gemist wordt is de zogenaamde 'FORTUNA-knop' waarmee je heel gemakkelijk mail kon verzenden en opslaan. Die wordt node gemist, maar ik heb begrepen dat Microsoft die functie sowieso niet meer wilde ondersteunen dus dat ligt niet aan NEXTmatters.

In blijde afwachting van de cliëntenportal
Voor de toekomst is het fijn te weten dat Trivium bezig blijft met de ontwikkeling van NEXTmatters. Ik zal me ook zeker weer aanmelden voor de gebruikersgroep. Wij hopen straks ook gebruik te gaan maken van de nieuwe cliëntenportal, waarbij de cliënten een beveiligde omgeving krijgen waar ze kunnen inloggen om hun eigen dossiers in te zien. Ook dit zal de taken van de secretaresses weer aanzienlijk verlichten, want nu bellen cliënten nog vaak omdat ze een email, document of declaratie niet kunnen vinden of om vragen te stellen over de status van hun zaak. Die informatie krijgen ze straks allemaal onder de knop.

Exemplarische samenwerking tussen zusterbedrijven
Wat ik nog even speciaal wil vermelden over de overstap, is de prettige samenwerking met de verschillende bedrijven in de Lexxyn Groep. We werken voor de interne automatisering en de cloud services namelijk ook met de zusterbedrijven van Trivium Software: ICT Concept, Cloud Concept en Helder Telecom. En als er dan iets is, en je meldt dat aan de verkeerde tussenpersoon, dan krijg je nooit een discussie over 'bij wie je moet zijn'. Je vraag wordt gewoon doorgespeeld aan de juiste persoon, en de kwestie is opgelost.