Cees Advocaten N.V.

"Wij hebben in een maand of twee een IT-ontwikkeltraject doorgemaakt waar je normaal twee jaar over doet."
— Mark Tsoutsanis, Hoofd van de afdeling IE/ICT en het sectorteam internationale handel

Met zestig medewerkers van twee verschillende advocatenkantoren - EBH ELSHOF en Wessel Tideman Sassen - zijn wij Cees Advocaten N.V. gestart. Bij een nieuw kantoor hoort ook een nieuwe IT-infrastructuur. Voor de ondersteuning van onze processen kozen wij voor NEXTmatters van Trivium Software.

Fusie-integratie plus nieuwe tools
Cees Advocaten ging officieel van start op 1 januari 2017, maar je bent dan natuurlijk al geruime tijd met zo'n fusieproces bezig. Je bent lang aan het praten, wordt het eens op de hoofdlijnen, wilt nog wat zaken aanpassen en dan komt er een plan de campagne. Voor je het weet is het moment daar. Aanpassingen van de processen en de rolverdeling in een fusie-integratie leggen flinke druk op de interne organisatie. En dan komt daar ook nog eens de aanpassing van de ICT-architectuur en de software bij. Wij zijn bij dit alles heel goed begeleid door ICT Concept, de zusterorganisatie van Trivium Software. 

Twee jaar werk in twee maanden rond
Ik moet zeggen dat de ondersteuning van de bedrijven binnen de Lexxyn Groep een pluim waard is. De fusie was al een spannend traject, maar daar kwam de hele technische infrastructuur nog eens bij: de administraties van verschillende kantoren, vaste telefonie, mobiel, de internetverbindingen en de cloud... Het IT traject begon pas in december goed vorm te krijgen, en iedereen heeft hard gewerkt tijdens de feestdagen om het rond te krijgen. Speciale vermelding voor Robert van Klink en Mark van de Donk van Trivium Software en Geert Deddens van ICT concept, die hebben het heel goed opgepakt.

We hebben naderhand het proces geëvalueerd met Trivium en ICT Concept en geconcludeerd dat we in een maand of twee een ontwikkeltraject hebben doorgemaakt waar de gemiddelde organisatie 1 à 2 jaar over doet. En alles staat en werkt gewoon. We zijn nu drie maanden verder en iedereen is aan de nieuwe systemen gewend.

Flexibele instelling, positieve houding
Het hele kantoor werkt nu met NEXTmatters, en de financiële afdeling gebruikt bovendien AFAS. Voor de mensen die van Wessel Tideman Sassen kwamen was dit relatief eenvoudig, want die werkten daar al mee. Voor de crew van Elshof was het even wennen. Die maakten de overgang van FORTUNA naar NEXTmatters. Een belangrijk deel van de succesvolle overgang is te danken aan onze mensen, die zich heel coöperatief en positief hebben opgesteld. Natuurlijk gaat het bij de een wat moeizamer dan bij de ander, maar uiteindelijk heeft iedereen het goed opgepakt.

Verschuivingen in taken
Je manier van werken verandert met een modern documentmanagementsysteem als NEXTmatters. De mensen in de ondersteunende functies krijgen een andere, meer dynamische rol. Zij kunnen de advocaten veel meer zaken uit handen nemen. En omgekeerd kan de advocaat zelf heel makkelijk allerlei taken uitvoeren die hij vroeger aan de secretaresse gaf. Persoonlijk ben ik erg blij met de goede managementrapportagefuncties.

Digitaal procederen
Met NEXTmatters zijn wij ook klaar voor de uitdagingen die op ons af komen op het gebied van digitaal procederen. 

Flexwerken
We vinden het ook prettig dat we met de cloudoplossingen van ICT Concept in staat zijn om overal te kunnen werken. Het flexwerken wordt daarmee vergemakkelijkt.

Geen klantenportal, wel lunchen
Een klantenportal staat niet op onze prioriteitenlijst. Het is misschien efficiënt als klanten kunnen inloggen om hun stukken in te zien, maar het gaat ten koste van het persoonlijke contact. Wij hechten aan direct contact met onze klanten. Wij zijn 24/7 voor onze klanten bereikbaar. Een ondernemer houdt niet op met nadenken over zijn bedrijf. Dus als die op zondag ineens een idee krijgt of de klokken voor de komende week gelijk wil zetten, moet hij kunnen bellen en zeggen: "Kunnen we even sparren?" Dat vinden wij prima. Juist die persoonlijke verstandhouding maakt ons werk zo prettig. We werken met de business voor de business. Vaak is dat persoonlijk contact ook de brug om periodiek samen een hapje te eten.