Haulussy The Law Company

"De klant betaalt een aardig uurtarief en heeft recht op transparantie. Het klantenportaal van FORTUNA is daarvoor ideaal."
— Mr. Glenn Haulussy

Wij zijn, als ik het goed zeg, in 2003 begonnen met FORTUNA. Dat was best een grote stap. Ga maar na, eind 2000 stond het internet nog in de kinderschoenen en ook met de automatisering in de advocatuur zelf ging het niet hard. Het is toch een wat behoudende beroepsgroep. Bij sommige kantoren was het zelfs not done voor een advocaat om een beeldscherm op zijn bureau te hebben. Je sprak je teksten in op een bandje en de secretaresse werkte dat uit. Wij werkten toen met Legal Aid, een tamelijk eenvoudig programma om klantengegevens en uren bij te houden. Daarnaast gebruikten we het Office-pakket, met MS Word, maar dat was dus allemaal niet gekoppeld.

Investeren in een luxe vehikel
In het selectieproces voor een integraal pakket kregen we een aantal aanbieders over de vloer. Als ik me goed herinner waren dat Kluwer, Cicero LawPack en nog wat concurrenten van FORTUNA die niet meer bestaan. FORTUNA werd bij ons gepresenteerd door Geert van Erven, een enthousiaste en aardige kerel, die het heel goed bracht. Hij zei: "Dit kunnen we. We zijn niet goedkoop, maar het is wel de Mercedes onder de programma's". Het is waar dat FORTUNA financieel nogal een hobbel was. Je moest licenties kopen, de implementatie betalen, en zelfs hardwarematig moesten we dingen aanschaffen. We hebben toen besloten om het tóch te doen. We hadden vertrouwen in FORTUNA en wat het programma op dat moment al allemaal kon.

Wennen aan alle mogelijkheden
Eind 2002 waren we klaar met de overgang van Legal Aid naar FORTUNA. Achteraf hadden we wel spijt dat we toen hebben gekozen voor een conversie met het importeren van alle data, want dat ging niet zonder hobbels. Dingen stonden niet altijd op de goeie plek. Ook was er toen wel wat verzet onder de advocaten. Gemopper over dingen die niet gingen zoals ze gewend waren. Logisch, als je altijd in een lelijk eendje gereden hebt moet je wennen aan alle mogelijkheden en knoppen die een Mercedes biedt.

Het webportaal is ideaal
We werken nu ruim 12 jaar met FORTUNA en nog steeds met veel plezier. We gebruiken ook alle onderdelen. Vooral het webportaal - waar de klant kan inloggen om zijn dossier te volgen - is ideaal. Toen die functie een paar jaar geleden werd toegevoegd, was er eerst wel wat weerstand onder de advocaat-medewerkers: "Ja, maar dan kan de klant precies zien wat we aan het doen zijn!" Volgens mij is dat juist de bedoeling. Het is voor een klant heel vervelend als je iets in een zwart gat gooit en dan maar moet wachten wat er uit komt. De klant betaalt een aardig uurtarief en heeft recht op transparantie. In de praktijk blijkt het heel goed uit te pakken, ook voor Pro Deo trouwens. Als klanten bellen met vragen over de voortgang kun je zeggen: "Kijk even op het webportaal en als u dan nog vragen hebt, kunt u altijd bellen."

Factureren zonder discussie
Volgens mij maken nog veel te weinig kantoren gebruik van de mogelijkheden die een portal biedt. Transparantie is het toverwoord tegenwoordig. Je kunt alles laten zien. Zoals de gespendeerde uren. Voorheen kreeg de klant een factuur en moest hij er dan maar op vertrouwen dat die correct was. Nu zien ze online elk briefje, elke mail die we voor hun dossier produceren, dus er zijn geen verrassingen meer. Je hebt bijna geen discussie meer over of het allemaal klopt. Voor ons betekent het portaal trouwens ook dat we zelf de complete digitale dossiers overal en altijd kunnen inzien. Elke ingescande brief, elk document, elk mailtje is altijd online beschikbaar.

Minpuntje?
Al met al zijn we heel tevreden met de samenwerking met Trivium. Ze doen heel goed hun best om de klantencontacten te onderhouden en nemen ook ongevraagd contact op om te vragen of alles nog lekker draait. Als ik dan toch één kritisch punt moet noemen is dat misschien de communicatie rond de volgende versie van FORTUNA: NEXTmatters. Dat schijnt een fantastisch programma te worden, dus wij keken er echt naar uit. Het is al lang geleden aangekondigd, maar het blijft onduidelijk wanneer het eindelijk af is. Ik begrijp natuurlijk wel dat je als organisatie tegenslagen te verwerken kunt krijgen, maar dan hadden ze ons niet al in een vroeg stadium lekker moeten maken.

Reikhalzen naar ontwikkeling
Hoe dan ook, wij werken inmiddels met de nieuwste versie van FORTUNA, want die ontwikkeling gaat gelukkig gewoon door. FORTUNA 10 bevalt prima. Maar ik blijf natuurlijk benieuwd naar hoe het eventueel nóg beter kan. Dus tegen de tijd dat NEXTmatters echt af is en eventuele kinderziekten verholpen zijn, zal ik zeker overwegen om die nieuwe ontwikkeling met Trivium mee te maken.