Advocaat: veel plezier in uw vak, maar tijd tekort voor uw praktijk

Uw werk als advocaat is hectisch. Termijnen die bewaakt en gehaald moeten worden, brieven en mails die beantwoord moeten worden, een pleitnota die af moet en klanten die steeds veeleisender worden. En dan moet u zich ook nog voorbereiden op KEI.

Kortom, u heeft veel plezier in uw vak maar komt tijd tekort in uw praktijk. En wellicht vraagt u zich wel eens af: ‘ben ik hier advocaat voor geworden?’. Veel advocaten kampen hiermee in hun praktijk. De advocatuur verandert in rap tempo en als gevolg hier van worden er andere eisen aan uw praktijkvoering gesteld.

Processen optimaliseren
Als advocaat bent u opgeleid met kennis. Het verkopen van kennis staat centraal in de opleiding en in de advocatenpraktijk. Traditioneel is er weinig aandacht voor de processen die daar bij komen kijken. Processen die noodzakelijk zijn om de levering van uw kennis optimaal te organiseren.

Juist meer aandacht voor de processen op uw kantoor, kan uw werk makkelijker, efficiënter en leuker maken. Door uw praktijk te managen en de processen strakker te organiseren krijgt u rust en meer tijd voor de interessante aspecten van uw vak.

Om dat te bereiken zijn veel managementtechnieken beschikbaar. De oplossingen zijn echter vaak helemaal niet zo ingewikkeld. Drie eenvoudige tips om de eerste stap te maken om uw praktijk te optimaliseren.

Checklists
Een hele eenvoudige om mee te beginnen: maak checklists. Vaak zijn de vragen en zaken die u krijgt sterk vergelijkbaar. Maak op basis van uw ervaring voor deze zaken een eenvoudig word documentje met een lijst wat u nodig heeft en moet weten over de zaak. Als een nieuwe zaak zich aan dient loopt u het lijstje af. U hoeft dan niet meer na te denken over wat u nodig heeft maar kunt zich direct richten op de inhoudelijke aspecten van de casus.

Delegeren
Kijk ook eens kritisch naar uw eigen taken. Moet u alles zelf moet doen of kunt u zaken uitbesteden? Waarschijnlijk heeft u een secretaresse of officemanager, misschien wel een Professional Support Lawyer. Moet u echt alles zelf doen? Of kan deze persoon een rol spelen bij het verzamelen van de informatie en op die manier een begin van een dossier maken.

E-mail
Een grote “tijdvreter” in veel organisaties is de hoeveelheid e-mail die wordt gestuurd. Waar komen externe mails binnen? Wie beantwoord die? Wat wordt er allemaal intern gemaild? Hoeveel cc’s worden er rond gestuurd? Bekijk die mailstroom met uw collega’s en kijk hoe u deze samen kunt verminderen.

Lean management
De tips die wij u hier geven zijn eenvoudig. U kunt er snel een goed resultaat mee behalen. Ze zijn ontleend aan het lean management. In lean management staat klantwaarde centraal: het creëren van toegevoegde waarde voor de klanten met minimale middelen, kosten en energie.

Ambassadeur en groot voorstander van het toepassen van Lean Management is Nico Mookhoek. Nico is Jurist van “huis uit” en al meer dan 15 jaar in diverse rollen werkzaam voor advocaten, notarissen en legal counsels. Nico is inmiddels gecertificeerd “lean black belt practioner” bij het Lean Management Instituut. Middels de website Legal Lean informeert hij de juridische sector.

Bij Trivium Software delen we de ambitie met Nico dat we u graag helpen bij het efficiënt organiseren van de processen in uw praktijk. Wilt u meer informatie hierover neem dan contact op met Ben van Hengstum (Directeur Trivium Software)