Blog: Automatiseren; appeltje Y-tje?

Op 2 & 3 november vond het jaarlijkse Jonge Balie Congres plaats. Ruim 900 advocaten met 1 tot 7 jaar werkervaring volgen deze dagen diverse lezingen en workshops om voorbereid te zijn op de toekomst. Het congres stond dit jaar in het teken van Generatie Y. Speciaal voor dit congres verzorgden we namens de Lexxyn Groep Partners een workshop over automatiseren en schreven we deze blog.

Hendri van Norden - Partner Lexxyn Groep: Er is binnen de advocatuur genoeg ruimte voor generatie Y; de advocaten van de toekomst. Om bestaansrecht te garanderen is gezonde nieuwe aanwas met een andere kijk noodzakelijk, alleen hoe word je deze aanstaande juridische expert? Hoe garandeer je hoogstaande kennis, bied je de presteerdruk het hoofd en welke rol speelt ICT hierbij? Zeker met de techniek van nu is - zo wordt ons geschetst - alles binnen handbereik. Wil je het maximale bereiken? Neem automatiseren dan serieus. Zorg voor bewustwording, tijd en geld en breng zo de technologische mogelijkheden van nu doelmatig in de praktijk.

Wat is automatiseren?
We dromen, werken en leven onbegrensd. ICT en innovatie bieden kansen om het onmogelijke waar te maken, maar ook om je te faciliteren om je werk beter, sneller en met meer gemak uit te voeren. Wat je ook wilt bereiken, het is van belang je bewust te zijn van de reis die je dient af te leggen en je hulpmiddelen daarbij. Kantoorautomatisering is een prima tool om je werk te stroomlijnen en effectiever te laten verlopen. Mits je je van iedere ontwikkeling bewust bent en blijft én tijd en geld beschikbaar stelt.

Automatisering is voor iedereen anders. Zo verstaat de een onder slim automatiseren het werken in een Office365 omgeving. Hierbij kun je voor nog geen twee tientjes per maand je uren bijhouden in Excel, mailen met Outlook en je documenten beheren in Word. Voor weer een ander is automatisering het optimaliseren van werkprocessen of om zelfs alles wat je handmatig doet, te laten uitvoeren door de computer. En dan hebben we het nog niet eens over robotisering. Kortom, je kunt automatiseren heel breed trekken en er de meest indrukwekkende termen voor gebruiken, maar voor mij blijft automatiseren vooral faciliteren. En hoe je gefaciliteerd wenst te worden is afhankelijk van je wensen, maar uiteraard ook van je tijd en budget. ‘We want it all’, ok, maar is dat nodig? Op die vraag is op één manier antwoord te geven: te werk gaan met gezond verstand. En één geluk, dat heeft de nieuwe generatie advocaten.

Bewustwording
Dan is het nu zaak om dit gezonde verstand in te zetten bij de drie eerdergenoemde elementen voor effectief automatiseren: bewustwording, tijd en geld. Onder bewustwording versta ik de erkenning van de mogelijkheden en bedreigingen van ICT en het inzicht in de toepasbaarheid daarvan. Deze bewustwording krijg je door open te staan voor technologische ontwikkelingen en op je eigen niveau up to date te blijven.

Laat je periodiek binnen je kantoor of door een ICT-adviseur informeren over de voor jou relevante kansen. Een andere mogelijkheid is, intern of extern, met enige regelmaat te sparren over ICT en innovatie. Zelf probeer ik bij kantoren bewustwording te creëren met eenvoudige voorbeelden die tot ieders verbeelding spreken. Hierbij laat ik zien wat de ‘gewone mens’ onder informatiebeveiliging verstaat in vergelijking met de zienswijze van een ICT-specialist. Met een paar simpele tips en toepassingen behaal je al quick wins. Denk aan de two-step verification en two-factor authentication; twee eenvoudige manieren om de boel te beveiligen. Maar zoals voor alles geldt ook hierbij: je moet het maar weten.

Tijd
Wanneer je in grote lijnen weet wat er mogelijk is en met welke consequenties, is het moment aangekomen om ICT op een goede manier uit te stippelen, in te regelen en te adopteren. Alleen kost dat tijd. Als het goed is ben je je hiervan in fase 1 al bewust gemaakt. Iets implementeren en het daarna niet correct gebruiken zorgt voor teleurstellingen. Hierdoor worden volgende technologische stapjes negatief benaderd wat zonde is van de kansen die het kan bieden. Dus blok en plan genoeg tijd vooruit in je drukke agenda en zorg dat je terugkerend tijd vrij maakt om je bewustwording actueel te houden en je ICT-plan verder vorm te geven en uit te voeren. En zorg dat collega’s hetzelfde doen!

Geld
Hoe hoog het bedrag onder aan de streep is voor de ICT-investeringen, is afhankelijk van hoe hoog jij en jouw kantoor de lat willen leggen. Blijf betrokken bij de vormgeving van het ICT-plan van jouw kantoor en zorg dat je dit stapje voor stapje uitvoert. Zo blijft het niet alleen behapbaar, maar ook betaalbaar. En sta hierbij vooral stil bij ieder succes, klein en groot.

Ik vergelijk als afsluiter automatisering graag met een auto. Realiseer je dat je ICT-omgeving geen Ferrari hoeft te zijn. Een Volvo volstaat prima. Deze is veilig, sportief, degelijk. Volvo denkt groots en doet klein. Laat de koppeling langzaam opkomen, geef rustig gas en rem tijdig af, dan werk je een stuk prettiger in jouw ICT-omgeving. Als je je hiervan bewust bent is automatiseren een eitje, zeker voor generatie Y.