Mobiele apps laten het werk doorgaan tijdens vakantieperiodes!

Jami Gyurci - Senior Marketing Manager BigHand: Met minder mensen op kantoor tijdens de vakanties, kan het moeilijk zijn om het werk efficiënt te laten verlopen. Tegenwoordig zijn er tal van mobiele tools om de werkdruk te verlichten wanneer u dezelfde hoeveelheid werk moet doen met de helft van het personeel. Workflow-apps voor facturering, uitgavenregistratie en dicteren zorgen ervoor dat drukke advocaten productief blijven terwijl ze onderweg zijn. Daarnaast geeft het kantoren de mogelijkheid om alle beschikbare ondersteuning te optimaliseren om strakke deadlines te halen, ongeacht vanaf waar mensen werken.

Raak niet gestrest: werk overal en altijd!
Efficiëntie is vooral belangrijk in deze tijd van het jaar waar veel personeel zich in een skioord begeeft of carnaval aan het vieren is. Houd uw smartphone of tablet bij de hand en houd uw werk onder controle. Hieronder een aantal tips.

1). Haal het beste uit downtime om het werk gedaan te krijgen.
U kunt in de bus of trein werken, of terwijl u winkelt of onderweg bent naar het huis van oma. Sommige apps bieden zelfs spraakherkenning, zodat u uw informatie kunt dicteren en naar kantoor kunt sturen zonder ook maar één letter te typen.

2). Neem de apparaten die u dagelijks gebruikt mee.
Licht reizen is nooit gemakkelijk en wordt vooral moeilijk wanneer u uw laptop, harde schijf, dictafoon en papieren document nodig heeft om uw werk af te maken. Door waar mogelijk de overstap naar digitaal te maken en gebruik te maken van de app-versies van veel softwareprogramma's, kunt u werken vanaf de apparaten die u dagelijks gebruikt en besparen op de extra bagage.

3). Snel kunnen reageren op klanten.
Misschien snoeit u uw heg of verblijft u in een skioord, dat hoeft de klant niet te weten. Zorg ervoor dat u uw telefoon kunt gebruiken om de informatie te vinden en te delen die u nodig heeft om uw klanten tevreden te houden. Stel uw apparaten zo in dat u snel toegang heeft tot case-informatie, waar u ook bent.

4). Hou de werkprocessen gaande.
Deze tijd van het jaar is net als in de zomer, altijd chaotisch met mensen die vrije tijd opnemen en er toch voor willen zorgen dat het werk doorgaat. Met mobiele apps is het eenvoudig om ervoor te zorgen dat mensen die niet op kantoor zijn toch door kunnen werken. U kunt planningen beheren, taken toewijzen aan beschikbare medewerkers en de status van taken volgen vanaf uw telefoon. 

5). Stuur taken aan de juiste mensen.
Sommige apps bieden slimme functies om ervoor te zorgen dat werk naar de juiste persoon wordt verzonden voor verwerking. Dit kan gaan om het doorsturen van taken wanneer iemand niet op kantoor is, maar ook om werk dat naar een groep gestuurd wordt voor verwerking door de volgende beschikbare medewerker. Het zorgt ervoor dat er niets over het hoofd wordt gezien of verloren gaat in de mailbox van iemand die op de lange latten staat.

Blijf het hele jaar door focussen op een geweldige klantenservice
Vandaag de dag is er een steeds sterkere concurrentie tussen kantoren om hoogwaardige juridische diensten te bieden tegen lage kosten - met strakke doorlooptijden, ongeacht de tijd van het jaar. Effectief gebruik van mobiele toepassingen door optimaal gebruik te maken van ieders tijd, ongeacht vanaf waar ze werken, zodat taken effectief en op tijd worden afgehandeld kan uw bedrijf laten excelleren.

Dit artikel is origineel in het Engels geschreven door Jami Gyurci. Zij is Senior Marketing Manager bij BigHand NA. Ze houdt zich al meer dan 13 jaar bezig met juridische marketing en al meer dan 25 jaar met marketing in het algemeen. Volg haar op Twitter @jgyurci en @BigHandNA. In Nederland is ICT Concept  de exclusieve partner voor oplossingen van BigHand.