Rotshuizen Geense Advocaten

"Het archief op zolder puilde alle kanten op. Nu scannen we alles in en zijn de fysiek te archiveren dossiers tien keer zo dun"
— De heer E. Heidinga, Administrateur

We zijn in 2005 om een wat vreemde reden overgestapt op FORTUNA. Wij hadden indertijd een samenwerkingsverband met een notariaat, en ons bestaande softwarepakket Fidura had geen bijpassende notarissensoftware. Trivium kon dat wel bieden, want hun zusterbedrijf Devoon leverde toen assyst, een pakket dat is gebaseerd op dezelfde technologie als FORTUNA. Dus kozen wij voor FORTUNA. Kort daarop splitsten de notarissen zich af van ons kantoor en ik weet niet of die ooit aan assyst zijn begonnen, maar wij zijn wel bij FORTUNA gebleven.

Meer ruimte in de bovenkamers
De overstap van Fidura naar FORTUNA ging vrij voorspoedig. We zijn allemaal op cursus geweest zodat iedereen de belangrijkste functies al snel in de vingers had. Het bevalt ook nu na bijna tien jaar nog steeds goed. Fijn dat we het complete dossier digitaal hebben. Heel prettig. We brachten jarenlang alle oude dossiers naar zolder. Dat puilde alle kanten op. Nu bewaren we alleen nog het fysieke kerndossier, de officiële stukken. Alle correspondentie scannen we in zodat we het origineel weg kunnen gooien zodra de zaak is afgelopen. Scheelt enorm in het ruimtebeslag en in het werk. We hoeven nog maar zelden naar zolder.

Lekker werken met managementrapportages
Voor mij persoonlijk werkt ook alles heel lekker. Als administrateur ben ik verantwoordelijk voor de boekhouding, de automatisering, de huisvesting... alle praktische zaken. Ik maak ook alle managementrapportages. Uren, omzet, nieuwe zaken, verdeling naar branchecodes, rechtstypen, noem maar op. We hebben zelf heel veel rapportagemodellen gemaakt, veel dingen in Access, de databases zijn gekoppeld en daar kan ik allerlei dingen uithalen en heel gemakkelijk in Excel zetten. Leuk werk.

Wens: faillissementsmodule
Je kunt in FORTUNA wel modellen zelf maken, maar geen modules. Wat ik bijvoorbeeld wel zou willen is een faillissementsmodule. Als je een faillissement moet doen, melden alle crediteuren zich bij de curator. Wij moeten dan alles vastleggen, zoals de NAW-gegevens en de vorderingen. Dat doen we nu allemaal in Excel, maar het zou mooi zijn als dat in FORTUNA paste. Het aanschrijven van crediteuren, de bankrekening waar het geld binnen komt, of zelfs de boekhouding van het faillerende bedrijf... Zou mooi zijn als dat in FORTUNA zou kunnen.

Leunen op het secretariaat
De advocaten zijn geloof ik wel happy met FORTUNA, al gebruiken ze lang niet alles wat het pakket kan. Soms komt dat simpelweg omdat ze verknocht zijn aan het oude systeem. Zo kan FORTUNA direct uren schrijven en declaraties verwerken, maar op een of andere manier werkt dat niet bij ons. De advocaat heeft liever gewoon een papieren lijst op zijn bureau waarop hij de uren invult. De secretaresse voert dat dan later in in het systeem. Advocaten zijn - met uitzondering van de jongere garde - toch minder handig met automatisering dan het ondersteunend personeel. Je ziet dat ook met de post. Alle inkomende brieven en andere post wordt gescand en aan het juiste dossier toegevoegd. Dat moet met mailberichten ook. Als je een mailtje binnen krijgt in Outlook moet je dat met een knopje opslaan in FORTUNA. Werkt perfect. Maar je moet het wél doen. Gelukkig kunnen de secretaresses ook bij de mailbestanden van hun advocaten. Zij bewaken dat het goed gaat.

Kinderziektes opgelost
Eind vorig jaar zijn we overgestapt op FORTUNA 10. Dat was een ramp, afschuwelijk! Een compleet nieuwe lay-out, heel mooi allemaal. Maar ondanks dat we nieuwe beeldschermen met hoge resolutie hebben aangeschaft, blijft het beeld erg klein. Bovendien was het systeem traag en hadden we gedurende een maand enorme problemen. Ik kreeg het hele kantoor over me heen. Gelukkig vond onze systeembeheerder uiteindelijk de bottle neck. Het bleek dat gescande documenten werden opgeslagen in een tijdelijke directory, die nooit geleegd werd. Daar zat op een gegeven moment 18 Gigabyte in, waar FORTUNA steeds in aan het graven was. Het systeem was zozeer met zichzelf bezig dat het geen tijd had voor ons.

Positieve instelling
Kan gebeuren. Bij zo'n probleem merk je hoe belangrijk een goede helpdesk is. We zijn af en toe best wanhopig geweest, maar de sfeer met Trivium bleef goed, iedereen bleef zich inzetten om het op te lossen. Ons probleem werd serieus genomen. En toen de oorzaak eenmaal gevonden was, draaide alles al snel weer als een zonnetje. De rust is weergekeerd en we werken allemaal met veel plezier met FORTUNA. En natuurlijk met Trivium. Als het mag hier graag een speciale pluim voor Günter König, met wie ik een heel prettige werkrelatie heb.