Tiberghien

"Het zal gerust een technologisch huzarenstukje geweest zijn, maar als gebruiker heb ik daar geen last van gehad."
— Koen Van Duyse, Partner en lid van de raad van bestuur

Tiberghien is een onafhankelijk advocatenkantoor gespecialiseerd in alle gebieden van de fiscaliteit, 78 jaar geleden opgericht door Albert Tiberghien, ‘de Belgische vader van het belastingrecht’. Tiberghien werkt in vijf vestigingen met ruim 80 fiscale advocaten en zo’n 40 overige medewerkers voor ondernemingen, privépersonen en de publieke sector. Tiberghien biedt advies en bemiddelt, onderhandelt en begeleidt bij geschillen. Tiberghien hanteert een multidisciplinaire aanpak, waarbij fiscale kennis wordt aangevuld met o.a. samenlevings(vermogens)recht, family governance en compliance. Voor economisch advies werkt Tiberghien samen met T/A economics. Het vertrekpunt van de internationale dienstverlening is het samenwerkingsplatform T/A international, bestaande uit Tiberghien België, Tiberghien Luxemburg, T/A economics en Atlas Fiscalisten te Amsterdam.

In 2016 is de Tiberghien-organisatie overgestapt op NEXTmatters, de software voor de advocatuur van Trivium. Over die transitie naar het nieuwe softwarepakket en het huidige gebruik spreken wij met Koen Van Duyse, partner en lid van de raad van bestuur, samen met Pascale Hens verantwoordelijk voor het transitieproject.

De Amerikanen trekken zich terug
“Wij werkten sinds ongeveer 12 jaar met drie aparte documentbeheer-, CRM- en financiële systemen naast elkaar. Die werkten op zich goed, maar waren niet geïntegreerd, waardoor we soms twee, drie of zelfs vier keer dezelfde gegevens moesten invoeren, met de bijkomende risico’s op fouten en incidenten. Bovendien waren de leveranciers Amerikaanse bedrijven met een afnemende aanwezigheid in Europa. Dit betekende dat in het onderhoud van de systemen en service – bijvoorbeeld bij wijziging van de wetgeving en de invoering van BTW -  de afstand tussen België en de Verenigde Staten zich steeds meer deed voelen. Wij moesten op zoek naar iets anders.

Een pakket voor alle behoeften
Wij zijn, ondersteund door een derde partij, eerst op de Belgische markt gaan kijken, maar de invulling van onze vereisten bleek hier niet voldoende aanwezig. Wel voor het financiële vlak, waarin het boekhoudpakket AFAS grotendeels kon voorzien. Maar het documentbeheersysteem van AFAS was te veel op productie gericht en niet op dienstverlening. AFAS heeft ons toen geattendeerd op Trivium en NEXTmatters, dat wél grotendeels voldeed aan onze wensen en dus een prima aanvulling kon zijn op het boekhoudkundige deel van AFAS.

Huzarenstukje
Ik weet niet precies hoe de migratie van onze oude systemen naar NEXTmatters technisch precies in zijn werk is gegaan, want ik heb dat toch vooral vanuit een helikopterview bekeken. Het zal gerust een technologisch huzarenstukje geweest zijn, maar als gebruiker heb ik daar geen last van gehad. Het is op een zeer vlotte manier en binnen de timing uitgevoerd.

Timing voor techneuten en digibeten
Wij zijn nu een half jaar bezig maar iedereen op kantoor werkt dagelijks met NEXTmatters. Natuurlijk was er in het begin de nodige schrik en weerstand. We hebben een organisatie met meer dan 120 medewerkers. Dat betekent dat je allerlei soorten mensen hebt, van IT-techneuten die liefst met de modernste gadgets werken tot halve digibeten. Je moet dan op zoek naar de gulden middenweg. Het mag niet te snel gaan voor de laatsten, maar snel genoeg om het interessant te houden voor de eersten.

Een multidisciplinair team key users
Voor de gefaseerde invoering hebben we een groep met key users samengesteld met verschillende disciplines: advocaten, managementassistenten, facturatie, boekhouding, human resources, en natuurlijk onze IT’er… mensen die volledig achter het project stonden. Zij hebben samen met Trivium zogenaamde ‘road books’ gemaakt, die ze samen hebben ingevuld. De key users hebben hun collega’s opgeleid en blijven beschikbaar als iemand vragen of problemen heeft. Komen zij er niet uit, dan zijn er binnen die groep weer twee of drie die de contacten met Trivium onderhouden en die dus extern op zoek kunnen gaan naar het antwoord.

Onderweg gewoon doorwerken
Het onderdeel van NEXTmatters dat mij het meest aanspreekt, is de mobiele applicatie. Wij zitten heel weinig op ons bureau en zijn vaak op de baan, vergaderingen, besprekingen met cliënten. Iedereen leeft met iPad en smart phone en de mobiele applicatie van NEXTmatters stelt je in staat onderweg al heel veel dingen te doen. Je kunt bijvoorbeeld dossiers digitaal bekijken of direct ter plekke je uren registreren, zodat de adminsitratie die kan verwerken en factureren.

Ruimte voor inhoudelijk interessanter werk
NEXTmatters neemt ons veel routinewerk uit handen. De financiële administratie kan sneller en makkelijker factureren en zich daardoor meer met analyse en rapportage bezighouden, voor de continue verbetering van onze processen. Ook de managementassistenten kunnen andere dingen gaan doen. In plaats van drie keer wijzigen van NAW-gegevens, en mails en documenten archiveren kunnen zij bijvoorbeeld meer service verlenen aan de klanten. Overigens wordt inmiddels door onze compliance-afdeling samen met Trivium ook al gewerkt aan een cliënten-portal, dus dat zal de service nog verder verbeteren.

Quasi-feilloos
Wij zijn zeer tevreden met de overgang. Ik herinnerde me nog de overstap op de vorige pakketten 12 jaar geleden, waarbij onze systemen dikwijls onaangekondigd urenlang of zelfs halve dagen plat lagen. Dat was zeer zwaar, maar je denkt dat dit er nu eenmaal bij hoort. Dit keer echter is dat allemaal niet gebeurd. Het was een quasi-feilloze overgang. Natuurlijk ging het niet vanzelf. De Key users en onze IT’er hebben heel hard gewerkt en voor hen was het misschien een zware bevalling, maar de rest van het kantoor heeft er weinig van gemerkt.

Positieve dynamiek
Ik wil tot slot graag nog even zeggen dat de mensen van Trivium die op het project zaten een compliment verdienen. Het waren zeer aangename, zeer gepassioneerde mensen die er volledig voor gaan. De positieve instelling en de dynamiek van dat team, dat vond ik echt fijn om mee te maken.